Teknoloji

Şirketinizin Kum Havuzu Var mı ?

iStock_000009669668

İnsanlar bazen bana, açık olmak için insanlara güvenmek gerektiğini söylüyorlar. İnsanlara güven ve doğru bulduklarını yapmalarına izin ver. Sorun şudur; Bazılarının doğru buldukları, başkalarının düşünceleriyle ya da şirketinizin hedefleriyle bağdaşmazsa ne olacak? Kaos başlayacak. Açıklığın yapılandırılması ve önceliklere göre sıralandırılması gerekir. Ne hakkında açık olacağınıza ya da olmayacağınıza, neye izin  verip neye vermeyeceğinize karar vermelisiniz. Bazı sınırlar olmalıdır.

Bu açıdan, açıklıkla ve sosyal teknolojilerle yarattığınız bu yeni ilişkilerin yapılandırılması gerekir. Önceden var olmayan ilişkiler oluşturduğunuzu unutmayın. Çoğumuz sosyal etkileşimin kurallarını ve etiketini biliriz; örneğin bir davette yeni tanıştığımız bir kişiye hemen politik görüşünü ya da gelirini sormayız ya da onda borç para istemeyiz. Ancak bu yeni açık iletişimlerde güç öylesine yer değiştirir ki nasıl davranacağımızı bilemeyiz ve kendimizi bazen kendine özgü bir dili ve adetleri olan yabancı bir dünyadaymış gibi hissederiz.

Güçlenmiş müşterilerle ve çalışanlarla oluşturulan yeni ilişkilerin kurallarını tanımlamak, yani beklentileri belirlemek ve bunları açıkça iletip güvenin zaman içinde yerleşmesini sağlamak için zaman ve çaba harcamalısınız. Açık liderlik açıklığın çevresinde bir yapı, süreç ve disiplin yaratılmasını gerektirir; böylece insanlar bu yeni açık ortamda nasıl davranacaklarını ve ne gibi beklentiler olabileceğini bilirler. Çekinmeyin –sürece çalışanlarınızı ve müşterilerinizi de dahil ederek kuralları koyun. Bunu ilk açıklık girişimlerinizden biri olarak görün- bu yeni ilişkilere nasıl gireceğinize yön veren bir Kum Havuzu Anlaşması  yazın.

Açıklığı düşünmenin yollarından biri oyun alanlarındaki Kum Havuzu benzetmesini kullanmaktır. Kum havuzları bir yandan açıkça belli sınırlarla çevrelenmiştir ve bu sınırlar içinde oynamak güvenlidir. Diğer yandansa Kum Havuzunun bazı kuralları vardır; başka oyunculara kum atmayacaksın, başkasının oyuncak kamyonunu izinsiz almayacaksın. İşe, öncelikle Kum Havuzunu inşa ederek başlayacaksın.

İlk adım, Kum Havuzunun duvarlarını tamamlamaktır –ne büyüklükte olacak, içinde hangi aktiviteler yer alacak, hangileri olmayacak. İyi bir başlama noktası, açıklık denetimine bakmaktır. Bugün, insanların yapabildikleri ve yapamadıkları şeyler açısından nerelerde kendinizi rahat hissediyorsunuz? Nerede daha açık olmanız gerektiğini seziyorsunuz ve oralara ne gibi sınırlar koyacaksınız? Bilgi paylaşma ve karar alma çevresindeki açıklık kurallarını siz saptayabilirsiniz. Unutmayın; şirketiniz ve kendiniz açısından çalışma tarzınızın temelini atıyorsunuz. Her şirketin Kum Havuzunun büyüklükleri farklıdır. Bazı şirketlerin kum havuzları çok büyüktür.

Örneğin; Microsoft, bloğu ilk benimsediğinde isteyenler her çalışanın blog yazmasına izin verme kararı almıştır. Blog yazma konusundaki gayri resmi politikası sadece şu 2 konuyu kapsıyordu:

  • İşe alındığınızda imzaladığınız gizlilik anlaşmasını hatırlayın, ve

  • Akıllı olun.

Microsoft böylece şu mesajı veriyordu. Sizi işe akıllı, düşünen, mantıklı bir insan olduğunuz için aldık. Blog yazılarına neleri dahil edip etmeyecekleri konusunda kendi muhakeme yetilerini en iyi şekilde kullanacaklarına inanılıyordu. Müthiş insanları işe alma ve onlara güvenme sonucunda Microsoft’un Kum Havuzu çok büyük olabilmişti.

Zappos, devasa bir Kum Havuzuna sahip olan başka bir şirkettir –belirgin bir sosyal medya politikaları yoktur. Onun yerine yeni işe alınanlar, sıkı bir eğitim programından geçerek sosyal medyayı düzgün şekilde kullanmayı öğrenirler ve müşteri hizmetleriyle ilgili şirketin temel değerleri kendilerine iyice aşılanır. Sonuç olarak Zappos, çalışanlarını sadece sosyal medya yoluyla etkileşime girmeleri için açıkça teşvik etmekle kalmaz, aynı zamanda onların Twitter güncellemelerini twitter.zappos.com’da toplar ve gerekli vurgulamaları yapar.

Zappos Tweet Wall

Hem Microsoft hem de Zappos kontrolü bırakacak kadar özgüven sahibidir ve işlerin yürüyeceğini, hatta çoğunlukla iyi yürüyeceğini, kötü şeylerin olmayacağını bilirler. Bu yaklaşımın işlediğini gösteren açık kanıtlar vardır. Çok açık sosyal medya politikası güden Sun, Intel, IBM gibi şirketlerde son bir yıl içinde çalışanlarla ilgili halka yansımış olay sayısı kocaman bir sıfırdır.

Yine de çoğu kuruluş, işyerinde sosyal medya kullanma tarafında çalışanlarına güvenmez. Robert Half Technology tarafından 1400 ABD şirketi CIO’su arasında yapılan bir anket, %54’ünün işyerinde Facebook, Twitter, Linked-in, MySpace gibi sosyal medya sitelerinin kullanımını engellediklerini ortaya koymuştur. Geri kalanların %19’u sadece iş amacıyla erişime izin vermekte, %16’sı sınırlı saatleri arasında tam erişime izin vermektedir. Kaygı şudur; Çalışanlar işlerini yapmak yerine bu sitelerde zaman harcayacaklar. Başka bir deyişle bu kuruluşlar işlerini yapma konusunda çalışanlarına, verimliliği denetleme konusunda yöneticilerine güvenmemektedirler. Bu kuruluşlar için Kum Havuzu diye bir şey yoktur ve yöneticileri, aktiviyeti yasaklayarak kontrolü sağladıklarını sanırlar.

Bu özellikle mobil cihazlarla bu sitelere her yerden erişebilen günümüz koşullarında yanlış bir yaklaşımdır. Ayrıca bu tarz kesin bir yasakla müdür ve yöneticiler sosyal medyayla baş etmekten kurtulduklarını düşünürler. Oysa baş etmek zorundadırlar çünkü çalışanlar, gündüzleri mobil cihazlarını kullanarak işyerinde, akşamlarıysa evlerinde bu sitelere girerler. Üstelik çalışan olarak ne yaptıkları ve işle ilgili olduğu için internette neler tartıştıkları çok önemlidir.

Dolayısıyla her şirketin bir Kum Havuzu anlaşması bir şekilde açıklık ya da sosyal medya politikası geliştirip yerleştirmesinin gerekli olduğuna inanıyorum. Bu, Zappos’un durumundaki gibi kuruluşun, bir politikaya sahip olmaması ve korunma için var olan şirket normlarına, değerlerine ve süreçlerine güvenmesi demek olsa bile. Şirketiniz bu sitelere erişimi engellemekte ısrar erse bile, çalışanlarınızın sosyal medyada ne yapacaklarını veya yapamayacaklarını belirleyen Kum Havuzunu tanımlamanız gerekir.

Kum Havuzunu küçük ve sınırlı yaptıysanız kaygılanmayın –şirketinizin ve kendinizin ilk başta ne kadar açık olabileceği konusunda gerçekçi olun. Ama zaman içinde havuzun büyüklüğünü değiştirmeye hazır olun- başarılı açık ilişkilerle güven yerleştikçe Kum Havuzu büyütme konusunda herkes rahatlayacaktır.

Yazar Hakkında

Nilay Karagülmez

Marmara Üniversitesi Arşivcilik bölümü mezunudur. Özel bir şirkette İnsan Kaynakları Direktörü olarak çalışmaktadır. Bilgi Üniversitesi'nde dersler vermektedir. Aynı zamanda www.tabletseminerler.com ‘da aktif olarak eğitimler vermektedir.
Bulletin Debate adinda kisisel gelisim ve liderlik mailleri yolladigi bir grubu bulunmaktadir.