Sosyal Medya

Çalışanlar İçin Sosyal Medya Kılavuzu Oluşturmak

Social-media-policy-webinar-Krishna-De

Deloitte’un yaptığı bir ankete göre, şirketlerin sadece %22’sinin yürürlükte olan bir sosyal medya kılavuzu ya da politikası vardır. Kılavuz olmadan, çalışanlar ile yöneticiler neye izin verip neye verilmediğini bilemezler. Herhangi bir olayda yöneticiler sorunu -ya da hiçbir sorun olmadığını-saptayıp bir sonraki adımla ilgili bilgi alabilmek için kılavuza başvurabilmelidirler. Tersi durumda yöneticiler, genel stratejiye uyumlu ve iyi düşünülmüş tepkide bulunmak yerine anlık kararlar alacaklardır. Teknolojinin içinde yaşayan birçok kişi bile, bazı şeyleri anladığını düşünmesine rağmen, anladığını zannediyor ama başkalarına anlatamıyor ya da bazen kendisi bile ne anladığını yeterince bilemeyebiliyor.

Birçok şirketin birbirinden farklı onlarca sosyal medya politikası ve kılavuzu bulunmaktadır. Mesela Intel’in resmi kılavuzu, Intel bünyesindeki sosyal medyaya yöneliktir. Yani bu kılavuz, bloglar, wikier, sosyal ağlar, sanal ağlar veya intel.com bünyesinde veya farklı yerlerdeki sosyal medyada içerik oluşturan veya katkıda bulunan tüm Intel çalışanlarını ve yüklenicilerine yöneliktir.

Bir başka örnekte ise, İngiltere’de yayın yapan Sky News televizyonu, çalışanlarının sosyal paylaşım sitesi Twitter’ı kullanımına sınırlama getirdi. Bu sınırlama hazırlanan bir sosyal-medya çizelgesi ile çalışanlara e-posta yoluyla duyuruldu. Buna göre, gazeteciler son dakika haberlerini bile Twitter’a yazmadan önce haber merkezine danışmak zorunda kalacak ve çalışanlar iş dışında konularla ilgili tweet atamayacaklar ve SKY News çalışanı olmayan kişilerin ve rakip gazetecilerin yazdıkları iletileri retweet  edemeyecekler.

SKY News’de alınan bu karardan sadece bir gün sonra BBC sosyal medya kılavuzunu açıkladı. BBC bünyesinde çalışan gazeteciler, bundan sonra Twitter üzerinde yeni bir gelişmeyi veya güncellenmiş bir haberi paylaşmadan önce, bu bilgiyi çalıştıkları ofisteki arkadaşlarına bildirmek zorunda. Buradaki amaç, yeni  gelişme ve güncellemelerin Twitter’dan önce kendi hesabına düşmesini amaçlıyordu.

Sosyal Medya Kılavuzu oluşturmak için bir çok şirkette çok ciddi çabalar var ve bu kılavuzu izleyen unsurlarda oldukça önemli bileşenler. Öncelikle, eğer bir kılavuz oluşturmak istiyorsanız, doğru bir tavırla başlamak çok önemlidir. Şirketin geneline bir kılavuz yayınlayacaksanız, teşvik ve destek ifadeleriyle başlamanızda fayda var. Özellikle Y kuşağı çalışanların çok olduğu şirketlerde, çalışanlarınızın sosyal teknolojiler konusunda hevesli olduğunu kabul etmelisiniz. Burada çalışanlara, sosyal teknolojileri kullanarak müşterilere ve diğer sosyal paydaşlara daha açık olmalarının istendiğini belirtin ama sınırları da bu esnada bildirin.

Örneğin; HP, sosyal medya sitelerinin değerini bilir ve popülerliği gittikçe artan bu iletişim ile öğrenme araçlarının çalışanları tarafından sorumluluk duygusuyla kullanılmalarını destekler. HP çalışanları blog dünyasında ve sosyal medya sitelerinde aktif yer alarak müşterilerle, olası müşterilerle, iş ortaklarıyla ve halkla doğrudan, açık ve gerçek zamanlı etkileşime girerler. Bu son derece kişisel olan bilgi ve fikir alışverişi, iş yapma tarzını tanımlayan işbirlikçi, müşteri odaklı yaklaşımı yansıtır.

Sosyal medyada kurulan etkili yakın ilişkiler şirketimize, ürünlerimize ve hizmetlerimize ilgi yaratır ve var olan ilgiyi derinleştirir. Acil konular ile kaygılar hakkında bilgi edinmemizi ve bunlara çok çabuk tepkide bulunmamızı sağlar. HP’nin ve çalışanlarının, bugünün dinamik teknoloji dünyasında düşünce liderleri olarak yer almalarına yardımcı olur.

[scribd id=95252244 key=key-v1xk1mgh6u93ynimbt mode=list] Kılavuzun Amacı

Bu politikanın ne zaman ve kimin için geçerli olduğunu açıklamak önemlidir. Kuruluşun neden bir sosyal medya kılavuzuna ihtiyacı olduğunu ve bunun özellikle kişinin sosyal medyayı kişisel olarak kullandığı zaman geçerli olduğunu açıklamak gerekir. Bu kullanım sosyal medyanın iş kimliğiyle kullanıldığı durumdan belirgin bir şekilde farklı olabilir; böyle durumlar içini özel eğitimin yanı sıra ek kurallar ve en iyi uygulamalar listesi sunmanız sizin için faydalı olabilir.

Yöneticilerin ve şirketin diğer kademelerinde çalışan herkesin bir şeye izin verilip verilmediğini anlamak için bu kılavuza başvurabileceğini unutmayın. Kılavuzun kolay bir başvuru kaynağı olmasına, bir çok örnek ve senaryo içermesine dikkat edin.

Kılavuzlar ek kaynak içermelidir; Örneğin; eğer bir çalışanın aktivitelerinden dolayı şirketin dışında bir tepki oluşmuşsa halkla ilişkilerden temas edilecek kişi belirtilmiş olmalıdır. Ve eğer çalışanların kılavuzla ilgili soruları varsa bunları gizlilik içinde yöneltebilecekleri, cezalandırma riski taşımayan, kendi yöneticileri dışında bir kaynak bulunmalıdır. Kılavuzda eğitim kaynakları, en iyi uygulamalar kılavuzu ve şirket içi uzmanlar da listelenebilir. Ayrıca ideal durum, kılavuzu iyileştirme önerilerinin gönderilebileceği bir yerin ve gelecekteki değişikliklerin nasıl yapılacağına dair bilginin belirtilmesidir.

Bir sonraki yazımda sizlerle Sosyal Medya Kılavuzunun Kontrol Listesi’nden bahsediyor olacağım.

Yazar Hakkında

Nilay Karagülmez

Marmara Üniversitesi Arşivcilik bölümü mezunudur. Özel bir şirkette İnsan Kaynakları Direktörü olarak çalışmaktadır. Bilgi Üniversitesi'nde dersler vermektedir. Aynı zamanda www.tabletseminerler.com ‘da aktif olarak eğitimler vermektedir.
Bulletin Debate adinda kisisel gelisim ve liderlik mailleri yolladigi bir grubu bulunmaktadir.